جميع الأدلة والشواهد المقدمة يجب أن يكون تاريخ الحصول عليها أو إنتاجها أو إصداراها خلال سنتين من تاريخ إعلان التقدم على الجائزة في دورتها الحالية.

يشترط في كل الأعمال المقدمة للجائزة أن يكون قد أشير فيها إلى انتماء المتقدم الجامعة الملك خالد.

سيتم استبعاد الترشيحات غير المستوفية للشروط ومعايير الجائزة ويشمل الترشيحات غير المقروءة أو غير المكتملة أو غير المؤهلة للمشاركة.

كل الوثائق والأدلة والمستندات المقدمة مملوكة للجهة المشرفة على الجائزة ولا ترد إلى أصحابها.

أن يكون المتقدم على رأس العمل ولا يكون في إجازة استثنائية أو تفرغ علمي خلال فترة ترشحه ويستثنى من ذلك المبتعثين في الفرع الخاص بهم فقط.

أن يكون الطالب المشارك قد أتم ما لا يقل عن فصليين دراسيين.

يحق للجنة الإشرافية أن تحجب الجائزة إذا ثبت إخلال المتقدم بأي شرط من شروط الجائزة.

يحق للجنة الإشرافية إلغاء الجائزة أو أحد فروعها في أي وقت بدون ذكر الأسباب.

لا يحق لأعضاء اللجنة الإشرافية أو لجان التحكيم أو الجهة المشرفة على الجائزة المشاركة في الجائزة.

ألا يكون المتقدم من أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين قد أوقعت بحقه عقوبة تتعلق بالأداء المهني وفقاً للمادة 89 من اللائحة المنظمة لشؤون منسوبي الجامعات السعوديين من أعضاء هيئة التدريس و من في حكمهم أو المادة 6 من نظام الإنضباط الوظيفي للموظفين.

نموذج وصف ممارسات الحياة الجامعية

نموذج وصف مبادرة نوعية

على مقدم الطلب إرفاق الأدلة أو المستندات التي تدعم تظلمه و تفصيل الحالة.

يتم الرد على المرشح بعد عرض الطلب على اللجنة الإشرافية في مدة أقصاها أسبوع من تاريخ تقديم الطلب.