يقوم المرشح بتعبئة نموذج الترشح بعد تنزيله من الصفحة الإلكترونية لجوائز جامعة الملك خالد للتميز واعتماده من رئيس الجهة وإرساله عبر النظام بطريقة رسمية خلال الفترة المعلنة لتسليم الملفات ولن ينظر في الطلبات المتأخرة.

يحق لمن فاز بإحدى الجوائز في فترة سابقة التقدم مرة أخرى (على نفس فرع الجائزة) بعد مضي دورتين للجوائز من تاريخ فوزه بها، كما يمكنه التقدم على فرع آخر للجائزة في العام التالي مباشرة.

 تعمل اللجنة الدائمة لجوائز التميز على فرز وتقييم ملفات المرشحين وتحديد الفائزين بسرية تامة ولا يتم الإفصاح عن أسماء الفائزين إلا بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية، ومن ثم إعلانها.

يجب على المرشح ارفاق الأدلة والبراهين بشكل مرتب حسب تسلسل المعايير وذلك لضمان قبول ملفه وإحالته للمحكمين للتقييم، ويحق للجنة استبعاد الطلبات الغير مستوفية لهذا الشرط.

أن يتحصل المرشح على 80% من درجات تقييم جميع المعايير الرئيسية للجائزة المرشح لها للتأهل والدخول الى قائمة التنافس للفوز بالجائزة.

عند تساوي (درجات تقييم المؤهلين للفوز بالجائزة) يجوز تكرار المراكز للفائزين.

يجوز للمرشح أن يتقدم لأكثر من مجال إذا انطبقت عليه الشروط والأحكام.

ألا يكون المرشح للجائزة عضواً في اللجنة الدائمة لجوائز التميز أو محكم في أحد مجالاتها.

لا يجوز الإفصاح عن أسماء أعضاء اللجنة الدائمة لجوائز التميز، ولا عن أسماء المحكمين.

جميع الأدلة والبراهين يجب أن يكون تاريخ الحصول عليها أو إنتاجها أو إصدارها خلال سنتين من تاريخ إعلان التقدم للجائزة لجميع الفئات ما عدا فئة الطلاب.

أن تكون الأبحاث المقدمة غير مستلة من رسائل الماجستير والدكتوراه.

أن يشير المرشح إلى انتمائه لجامعة الملك خالد في أبحاثه المقدمة لقبولها.